2014-12-03 Réunion nationale Erasmus, Paris

Stagiaires:
Mme Estievenart Marianne gestionnaire du Collège Boris VIAN de Coudekerque Branche.
Mr Tondeur Fabrice, Professeur coordinateur projets européens et Chargé de mission DAREIC.
Mme Touron Beatrice, professeur stagiaire espagnole en mission K1 dans notre établissement.

Présentation de la journée
Programme simplifié avec Erasmus+.
87 agents publics collaborent au sein de l’agence.
452 candidatures soumises.
Trans sectoriel: 47 candidatures. /16 acceptés
Scolaires: 208 /162 acceptés avec 38 coordonnateurs school to school, 16 mixtes, 108 partenaires
Formation pro: 89
Enseignement supérieur: 64
Éducation adultes: 80
Futur proche: service jeunesse, association de jeunes
93 projets retenus.

Mise en place d’ateliers en 4 groupes.
Matin: gérer administrativement et financièrement son projet de manière optimale
Après-midi: s’assurer de bons résultats et savoir les formaliser.

Dispositif contractuel: composition de convention de subvention
1- impulser un projet avec pérennisation
2- subvention pour actions prévues avec dates clôturées
3- pas de profit
4- doit être en appui avec un cofinancement
7 postes budgétaires existants.

Gestion et mise en œuvre:
H1: fournitures, logiciels, matériels pédagogiques, événements locaux, impressions...
Pièces justificatives: preuve des activités réalisées, résultats produits.
Uniquement description ... Pas besoin pour l’agence de factures.

Productions intellectuelles:
Si un prof fait en France impossible dans établissement public mais oui en privé.
Documents à fournir: feuille de temps, preuve plateforme dissémination, lien formel. Mobility tool. Possibilité productions en mettant frais puis transfert de lignes.

Dissémination:
Conférences, séminaires, événements nationaux, transnationaux... Partager diffuser productions.
Documents à fournir: description événement, liste émargement des participants: nom, date, lieu, organisme d’envoi mails, tout document lié à l’événement.

Mobilités courtes:
Echange groupes 5 jours a 2 mois.
Tableau Voyage 275 ou 360€
Tableau soutien individuel (frais séjour: transports, hébergements, visites...)
Pour profs: mettre accompagnateurs.
Créer une autre ligne pour les élèves.
5 jours minimum sur place de travail + voyage
Sur l’attestation de présence il faut 5 jours de travail. Le vol n’est pas compris.
Documents à fournir: attestation de présence, titres de transport avec lieu départ et arrivée.
Problème des frais de séjour: en principe on facture les activités qui se passent à l’étranger et cet argent est utilisé pour les activités à l’étranger.

Mobilités longues:
Echange 2 à 12 mois. Guide p15 assurance voyage.... La Maif peut se charger de l’assurance.
Formation obligatoire avant le départ pour les élèves qui partent.
Mission d’enseignement ou formation longue durée.
Voyage 275 ou 360€
Forfait mensuel par éleve selon le pays.
Documents à fournir: Attestation de présence.
Soutien linguistique 2-12 mois 150€. Preuve ou facture réalisation.
Tous les doc justifiant mobilité longue a envoyer a agence avant le départ des élèves.
Cf site: ec.europa.eu/....2014/pupils-mobility en.pdf
Renseigner sur Mobility tool.
12 établissements en France organisent des mobilités longues.

Frais exceptionnels
Sous traitance ou achat matériel particulier.
Attention facture les 75% et les 25% fonds
Matériel: frais amortissements...

Transferts de fonds possibles:
sans avenant dans la limite de 20% de la ligne émettrice et 20% de la ligne réceptrice.
Exceptions: impossible transfert fonds: frais exceptionnels et gestion mise en œuvre.
Important on peut passer 20% exceptionnels sur voyage.
Avenants: soumettre à l'agence par autorité légale. Pour avenants >20%

Gestion de la trésorerie
Associer- dialoguer- anticiper.
Prévoir assurance Maif pour annulation ou problème.
Achat groupé transport. Ordre de mission.
Frais de mobilité cadre européen. Possibilité de régie d’avance.
Productions intellectuelles: subvention qui va a la structure... Problème en France.
Grosse dépense jusque 15000€ marche public en procédure adapté avec 3 devis.

S’assurer de bons résultats
Deux départements: gestion des projets et contrôles évaluation finale des projets
Date butoire dépôt dossiers puis contrôle éligibilité, évaluation des projets, évaluation notation par deux évaluateurs spécialisés, délibération comité nationale d’évaluation, processus de validation des codes pic.

Corrections budgétaires:
Dépassement des plafonds.
Correspondance des activités avec la nature des dépenses
Inéligibilité de certaines activités,
Application des règles financières

Mobility tools ne fonctionnera pas d’ici le rapport intermédiaire.
Pour subvention suivante il faut dépenser 70% de la première somme versée. 42000€. Cette 2ème avance sera donnée le 28 février 2016.
1er rapport intermédiaire pour le 30 avril en spécifiant les activités faites avant le 31 mars 2015.
Contrôles possibles: contrôle du rapport final, contrôle sur pièces, contrôle sur site.
Frais de séjours: attestation de présence.
Pour le rapport final il y a une évaluation:
De 50 à 100: aucune réduction de subvention.
De 41 à 49: 25% de réduction.
De 26 à 40: 50% de réduction....
Sur quels aspects: Annexe III: conformité candidature, qualité des activités, activités mobilité, qualité produits et résultats, acquis et impacts sur les participants, impact d’apprentissage et dissémination, impacts sur les organismes, impacts sur les tiers.
Activités de mobilités évaluées
Préparation linguistique.
Reconnaissance, validation des acquis...
Supervision et soutien des participants: sélection, rencontres parents élèves,...
Évaluation des acquis
Prévenir la hiérarchie tôt en précisant le programme: autorisation d’absence et ordre mission internationale. Ne pas oublier les attestations et restituer les titres de transport rendre pièces originales.
Euro pass: e-portfolio européen des compétences
CV lettre motivation, euro pass mobilités, passeport de langue, supplément diplôme
Diffusion des résultats sur plateforme.
Utiliser logo des projets est obligatoire.
Organisation Réunions:
Une date qui rassemble
Un référent organisation
Un ordre détaillé transmis à l’avance
Un programme travail réaliste
Des techniques d’animation diversifiées
Un compte rendu détaille et diffuse à tous
Une to do list
Agendas partagés bonne idée.
Ecas/ URF/ Mobility tool / Plateforme de dissémination/ Agence Erasmus +/ Pénélope+: plein de modèles indiqués.